Oso garrantzitsuak dira gai-jartzailea(k) eta aurkezlea, euren lanak eragin handia baitu bertsolarien jardunean eta ekitaldiaren emaitzan. Antolatzailearen ardura da ekitaldiko gai-jartzailea(k) edota aurkezlea hautatzea.
Sortzaile bakarra izan daiteke ala bat baino gehiago, gaiak jartzeko aurrelana egingo duena eta, ostean, jendaurrean saioa aurkeztuko duena. Batzuetan gaiak taldean jartzen dira, eta kide batek hartzen du azken ukituak emateko, formulazioa idazteko eta saioa aurkezteko ardura.
Saioaren kalitatea bermatzeko, hara zenbait gomendio:
Sortzaileen baldintza egokiak bermatzea dagokio antolatzaileari. Artisten kontratazioan, Ogasunaren eta Lan Sailaren baldintza guztiak bete behar dira.
Lanku Kultur Zerbitzuak enpresak gai-jartzaile/aurkezleen kontratazio zerbitzuak eskaintzen ditu, sortzaileen baldintzak bermatzeko (sortzaile bakoitzarekin adostu den tarifa zainduz) eta administrazioarekiko betekizunak kudeatzeko (sortzaileen lan jarduna legezkoa izan dadin).
Antolatzaileak aurkezlearekin tratua zuzenean egin nahi duen kasuetarako oharra: kontratazioan Ogasunaren eta Lan Sailaren baldintza guztiak bete ez badira, gai-jartzaileak/aurkezleak ez du emandako ordain ekonomikoa justifikatzeko inolako agiririk sinatuko.
Saioa hasi baino lehenago, komeni da talde antolatzaileko kide batek bertsolariei zein aurkezleari harrera egitea, saioaren nondik norakoak azaltzeko eta testuinguruan kokatzen laguntzeko. Era berean, saioa bukatuta, eskertzen da harrera egin duen antolatzaileak aurkezlea eta bertsolariak agurtzea.
Mikrofonotik eman beharreko oharrak aurkezleak emango ditu.